共有リンクとアクセス権を定期的に見直す

「リンクを知っている全員」がどこまで届くか把握する

クラウドドライブの共有には、特定の人だけに渡す方法と、リンクを持つ全員に渡す方法があります。後者は手軽ですが、リンクが転送されたり、どこかに貼られたりすると、想定していない範囲まで届きます。場合によっては検索エンジンにたどられ、公開に近い状態になることもあります。

まず、重要なファイルやフォルダが「リンクを知っている全員」で共有されていないかを確認します。社外や不特定多数に渡す必要がないものは、相手を指定した共有に切り替えます。共有そのものが不要になっていれば、リンクを無効化します。

たとえば、一度だけ渡すつもりで作った見積書や下書きのリンクが、フォルダごと共有のまま残っていることがあります。フォルダ単位の共有は、あとから中に置いたファイルまで巻き込むため、何を共有しているつもりかと、実際に何が見えるかがずれやすい場所です。

共同編集者と権限の棚卸しをする

共同作業のために追加した編集者や閲覧者は、作業が終わっても残りがちです。プロジェクトが終わった、担当が変わった、外部の協力が終わったといった区切りで、いま誰がアクセスできるかを一覧で確認します。

権限は必要な強さにそろえます。閲覧だけでよい相手が編集者になっている、一時的な協力者が管理者のままになっている、といった過剰な権限は、事故が起きたときの影響を大きくします。迷ったら、弱い権限から始めて、必要になったら上げる方が安全です。

特に、退職や契約終了のタイミングは抜けやすい場所です。アカウント自体は無効化されても、個別のファイル共有や外部サービスでの招待が別に残っていることがあります。人が変わったら、その人が持っていたアクセスをまとめて見直すと決めておくと、閉じ忘れが減ります。

外部連携アプリのアクセス権を確認する

便利そうだからと連携したアプリやサービスは、あなたのアカウントに対する読み取りや書き込みの権限を持ち続けます。もう使っていない連携が、メール、カレンダー、ファイル、連絡先へのアクセスを保持したままになっていることは珍しくありません。

主要なアカウントの「連携済みアプリ」や「アクセスを許可したサービス」の一覧を開き、心当たりのないもの、もう使っていないものを解除します。特に、全データへの広い権限を持つ連携は、必要性を説明できないなら外す候補です。

一度きりのログインのつもりで「このアカウントで続ける」を押した連携が、そのまま残っていることもあります。使った記憶がなくても一覧に並んでいるなら、外しても困らないことがほとんどです。困ったらもう一度連携し直せばよい、と考えると整理しやすくなります。

見直す頻度と手順を決めておく

共有やアクセス権は、一度整理しても、使っているうちにまた増えます。だからこそ、思い出したときにやるのではなく、頻度を決めておく方が続きます。四半期に一度、あるいは担当変更・契約終了・端末の買い替えといった大きな区切りのたびに見直す、と決めておきます。

手順も短くしておきます。確認する場所（クラウドの共有一覧、共同編集者、連携アプリ）と、判断の基準（説明できない共有は閉じる、使っていない権限は外す）をメモにしておけば、毎回ゼロから考えずに済みます。点検は完璧を目指すよりも、静かに開いたままの入口を定期的に閉じることが目的です。