変更前に、資料と必要な利用者を決める

自分が管理する資料を一件選び、閲覧・編集が必要な人を先に決めます。共有を狭めることだけを目的にせず、業務で必要なアクセスは残してください。

  1. 資料・所有者・親フォルダを控える

    対象の資料一件を選び、自分が共有設定を管理できるかを確認します。所有者と親フォルダを記録し、分からない管理範囲は所有者へ照会します。

  2. 利用者ごとに必要な操作を決める

    誰が閲覧し、誰が編集する必要があるかを管理担当と照合します。用途や役割が分からない人の権限を、確認前に削除しません。

  3. 変更前の方針を記録する

    更新手順書を引き継ぐ架空例なら、後任は編集、確認担当は閲覧、外部担当は継続利用の要否を所有者へ確認、一般公開は不要と整理します。自分の資料では実際の用途を記入してから、一般・個別・親・連携を順に確認します。

共有相手の確認と、二つの共有解除の手順

「共有」の画面では、ユーザー・グループの一覧と「一般的なアクセス」を両方確認します。特定の人を外す操作と、リンクを知っている人への公開を止める操作は別です。

特定の人との共有を解除する

以下はパソコン版の操作です。自分が共有設定を変更できるファイル・フォルダを選びます。

  1. 共有相手の一覧を開く

    Googleドライブで対象を選び、「共有」を開きます。「アクセスできるユーザー」で、解除する相手のアカウントと役割を確認します。

  2. 対象の人のアクセス権を削除する

    相手の名前の右にある権限のメニューから「アクセス権を削除」を選び、「保存」で確定します。必要な共同編集者までまとめて削除せず、対象を一人ずつ照合します。

  3. 残っているアクセス経路を確認する

    同じ共有画面で、一般的なアクセス、所属グループ、親フォルダからの権限も見ます。個別の招待を消しても、ほかの経路に権限があればアクセスは残ります。

「自分のドライブから削除」と「相手のアクセス権を削除」は別の操作です。相手の端末に保存済みのコピーも、この操作では消えません。

個別の共有相手を残したまま、リンクによる広い公開を見直す操作です。

  1. 一般的なアクセスを変更する

    対象の「共有」を開き、「一般的なアクセス」のメニューで「制限付き」を選びます。画面の「完了」などの確定操作まで進めます。

  2. 個別に招待した人も確認する

    「制限付き」にしても、アクセス権を持つ人は開けます。特定の人も外す場合は、上の「アクセス権を削除」を別に行います。リンクの文字列が同じでも、開ける範囲は共有設定で変わります。

設定を変えられない、削除の選択肢がない、解除後も開ける場合は、次の節で親フォルダ・グループ・共有ドライブの権限を確認します。

手順の参照：Google：共有を停止、制限、変更する（別タブ）。に資料を確認しました。

共有を解除できない・解除後も開ける場合

親フォルダの権限が子へ引き継がれる場合、子ファイルの一般アクセスだけを変更しても、親の権限を持つ人は別の経路から開けます。現在のGoogleの共有モデルでは親より低い個別権限を設定できない場合があるため、親側の管理を確認します。

アクセス制限を手動で設定できる対象はフォルダです。個別ファイルへ直接設定する操作とは分け、必要なファイルを別のサブフォルダで扱う方法を公式資料で確認します。マイドライブの所有者や共有ドライブの管理者など、設定を管理できる役割にも違いがあります。

資料ごとに異なる範囲が必要なら、所有者が公式のアクセス制限付きサブフォルダ等の方法を確認します。親フォルダや共有ドライブを自分だけで変更できない場合は管理者に依頼します。必要な共同作業を止めないよう、変更対象と影響する利用者を記録します。 制限付きフォルダでも、マイドライブの所有者や共有ドライブの管理者のアクセスを除けるわけではありません。アクセスを外した一覧だけで判断せず、一般アクセスとユーザー・グループの一覧も照合します。

連携と保存済みコピーは、共有画面と別に扱う

Googleアカウントで接続したアプリやサービスは、アカウント側の接続管理も確認します。Driveの共有画面だけでは連携の状態まで確認したことになりません。何を使っているか分からない連携は、業務の利用状況を確認してから管理者が処置します。

共有を解除しても、相手が既に保存したコピーや撮影した内容を回収できるわけではありません。ダウンロード等の制限も万能な流出防止ではありません。今後のアクセスを制御する作業と、既に渡した資料の扱いを相談する作業を分けてください。

更新手順書を引き継ぐ、四つの経路の判断例

架空の条件と判断です。自分の資料では、所有者と用途を確認してから変更します。

経路と見つかった状態必要な状態誰が次に確認するか
一般アクセス：リンクを知っている全員が閲覧内部の更新手順なので一般公開は不要所有者が制限付きへの変更を判断。既存の利用者への影響も確認する
個別共有：後任は閲覧者、外部担当は編集者後任は編集が必要。外部担当の継続用途は不明所有者が後任の役割を確認。外部担当は用途不明のまま削除せず、契約担当へ照会する
親フォルダ：制作チームが編集できるこの手順書だけ狭めたい親フォルダの管理者へ依頼。一般アクセスだけ変えて停止できたとは判断しない
連携：資料を読む外部アプリがある現行の更新作業で必要か不明アカウント本人と運用担当が用途を確認。Driveの共有変更で連携まで解除したとは記録しない

必要な利用者の確認まで終えて記録する

変更後の共有画面で、必要な人の役割が残っているか確認します。確認できない経路は「未確認」と書き、管理担当へ渡してください。他人のアカウントに無断で入らず、後任本人に正本のリンクを開いて閲覧・編集を試してもらいます。設定を確認したことと、受け手が使えたことは別に記録します。

配布する棚卸し表の「共有設定と受け手の結果を分ける」に経路ごとの状態を記入し、「受け手が実際に確認すること」に本人の操作・日時・結果を残します。共有画面に役割が表示されても、受け手の実操作は未確認のままです。開けたことと許可された編集ができたことを分け、確認できない操作の担当と予定を残します。

記録は経路ごとに残すと、一般アクセスだけを再確認して完了とする見落としを減らせます。資料の移動や担当者変更があった場合も、同じ表で影響を確認します。

コピーして記入する共有経路メモ（個人情報は記入しない）
資料／所有者:
確認日時／設定を確認した担当:
必要な役割と利用目的:
一般アクセス:
個別共有:
親フォルダ／組織の権限:
連携アプリの確認状況:
変更した担当と内容／利用者への影響:
受け手が自分の権限で確認した操作・日時・結果:
保存済みコピー等の限界／未確認事項:
次に調べる経路と確認条件:
確認する担当／確認予定日: